Carta de bienvenida: la mejor forma de recibir a tus huéspedes

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La atención al cliente y las dinámicas de hospitalidad son los aspectos clave para brindar un excelente servicio de hotelería. Por eso, en esta nota te contamos todo sobre una herramienta clave para causar una primera impresión perfecta: la carta de bienvenida.

En este artículo podrás conocer los beneficios y ventajas de diseñar una carta de bienvenida. Además, te compartimos algunos tips y consejos para fidelizar a tu audiencia con un mensaje claro, conciso, amigable y bien trabajado. La confección de este tipo de material no suele llevar una gran inversión ni de tiempo ni de dinero. Por eso, se trata de una estrategia rentable, sobre todo para campañas de fidelización de clientes. Sin embargo, para comenzar a pensar en este material es necesario saber de qué se trata.

¿Qué es una carta de bienvenida?

La carta de bienvenida es una carta personalizada que el hotel puede enviar luego del check in. El formato elegido para esta pequeña acción de marketing puede ser digital o físico. Esto dependerá del público objetivo y de los canales de comunicación activos de tu hotel. Además, esta decisión debe ser tomada en torno al presupuesto destinado para generar mayor rentabilidad.
La carta de bienvenida debe presentar un mensaje cálido, respetuoso y cercano, enviado por el personal hotelero, el fundador o el propietario del alojamiento. Este es el primer contacto que podés tener con un cliente, y puede ser el comienzo de una relación larga y duradera.

Beneficios de una carta de bienvenida

Uno de los principales objetivos de una carta de bienvenida, es anticiparle a cada cliente lo que puede esperar del hotel. En este sentido, se trata de una pequeña guía que puede incluir algunos reglamentos, servicios y comodidades de las instalaciones. Esto funciona como una excelente primera impresión, y habilita el contacto posterior con los clientes.
Con una carta de bienvenida, se puede apelar a las emociones y sensaciones, para comenzar a trabajar un estrecho vínculo con el huésped. Esta estrategia sirve especialmente para personalizar el servicio y brindar una recepción amable.
Una carta de bienvenida puede ser de gran ayuda para informar a los huéspedes de eventos, encuentros y actividades del lugar. Además, a través de este documento, podés invitarlos a recorrer las diferentes instalaciones, y agregar estrategias de up selling o cross selling, difundiendo servicios complementarios como restaurante, masajes, excursiones, etc.
Esta herramienta, es una excelente oportunidad para compartir recomendaciones locales y brindarle al huésped una experiencia tradicional con las opiniones del personal hotelero. Además, se convierte en un nuevo canal para invitar a tus clientes a seguirte en redes sociales, recomendar el establecimiento y dejar sus reseñas en las diferentes plataformas.

Formato de carta de bienvenida

Una carta de bienvenida no solo contiene la intención de saludar a tus huéspedes, si no también de generar una identidad de marca sólida. En este sentido, la carta debe transmitir la esencia del hotel. Por eso, es necesario pensar en el tono de comunicación, el público objetivo al que se dirige y la información que no puede faltar.

A continuación te mostramos 3 factores indispensables para obtener una carta de bienvenida completa:

Información local. En la carta de bienvenida es recomendable incluir datos curiosos o recomendaciones sobre la región donde se encuentra el alojamiento.

Datos de contacto. Esta herramienta funciona como un primer contacto con el huésped. Sin embargo, es necesario aclararle al cliente a través de cuáles medios debe contactarse con la recepción durante su estadía, e incluso informar sobre los horarios de atención. En este punto, también se pueden incluir las redes sociales para generar más tráfico.

Saludo. Como toda carta, debe finalizar con una despedida. En este punto es necesario establecer quién es el remitente del mensaje. Según el tono de comunicación, podrás enviar la carta de bienvenida de parte de todo el personal hotelero, del gerente del establecimiento o de la marca del hotel. ¡Vos elegís!

Implementá una carta de bienvenida en el momento del check in, y verás cómo mejora la relación con tus clientes.

Contenido generado por Lobby Digital para Mini Hotel PMS

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